Entwurf – vor Verwendung anwaltlich prüfen. Stand 03.11.2026. Eckige Klammern markieren Angaben, die je Kanzlei eingesetzt oder vor der ersten Unterschrift entschieden werden (Liste in README.md).

Allgemeine Geschäftsbedingungen mit Leistungsbeschreibung

Sachbearbeiter.io, Fassung 2.0 (Entwurf) vom 03.11.2026

Anbieterin: Artesiana GmbH, Ameisenweg 16, 55128 Mainz, Handelsregister HRB 54012, Amtsgericht Mainz, vertreten durch die Geschäftsführer Leo Schayan Naderi und Luca Elias Zacharias, USt-IdNr. DE457619396, info@artesiana.de, +49 152 23049898 (nachfolgend „Artesiana“).

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Sachbearbeiter.io, das Artesiana als gehosteten Dienst bereitstellt. Sie gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Steuerberatern, Steuerberatungsgesellschaften und anderen Angehörigen der steuerberatenden Berufe (nachfolgend „Kanzlei“).

(2) Abweichende Bedingungen der Kanzlei gelten nicht, auch wenn Artesiana ihnen nicht widerspricht.

(3) Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (nachfolgend „AV-Vertrag“) und die Vereinbarung zur Verschwiegenheit nach § 62a StBerG sind Bestandteile des Vertrags. Sie gehen diesen Bedingungen in ihrem Regelungsbereich vor.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt zustande, wenn die Kanzlei ein Angebot von Artesiana (Bestellschein) in Textform annimmt. Der Bestellschein nennt das Laufzeitmodell (monatlich oder Jahresvertrag), die Zahl der Arbeitsplätze zu Beginn und den Standort des Servers.

(2) Die Annahme erklärt eine Person, die zur Vertretung der Kanzlei berechtigt ist. Mit dem Vertrag schließen die Parteien den AV-Vertrag und die Vereinbarung zur Verschwiegenheit.

§ 3 Leistungsbeschreibung

(1) Artesiana stellt der Kanzlei Sachbearbeiter.io bereit, einen KI-Agenten für Steuerkanzleien, der im Browser genutzt wird. Dazu gehören:

• eine eigene Installation für die Kanzlei auf einem eigenen Server in Deutschland;
• je Arbeitsplatz ein eigener Agent mit eigenem Arbeitsbereich, Aufträgen, Dateien und Verlauf;
• eine Verwaltung, in der die Kanzlei Personen, Rollen, Gruppen, Mandantenfreigaben und -sperren, Verbindungen, zugelassene Modelle, Skills und Automationen festlegt und Protokoll und Verbrauch einsieht;
• die Verarbeitung der Aufträge durch Sprachmodelle, die Artesiana auswählt und über die Anbieter nach Anlage 2 zum AV-Vertrag bereitstellt; die Kanzlei wählt in ihrer Modellrichtlinie, welche davon genutzt werden;
• die Anbindung an DATEV über das Cloud Gateway der Riecken Webservice & Application GmbH: Lesen von Mandanten, Stammdaten, Kontenplänen, Buchungen, offenen Posten, Summen- und Saldenlisten und Dokumenten sowie, nach Freigabe, das Übertragen von Buchungsstapeln und das Ablegen von Belegen;
• eine Grundausstattung an Fachskills von Artesiana, die Kanzlei-Bibliothek für eigene Skills und die kanzleiweite Mandantenakte;
• die Umwandlung von Diktaten in Text;
• auf Wunsch eine Websuche, die die Inhaberin oder der Inhaber selbst einschaltet (Absatz 4);
• die Anbindung eigener Dienste der Kanzlei als Verbindung.

(2) Die Einrichtung umfasst das Anlegen des Servers, die DATEV-Anbindung, das Anlegen von Team und Gruppen nach Angaben der Kanzlei und eine Einweisung von 60 Minuten.

(3) Was der Agent nach außen bewirkt, legt er zur Freigabe vor. Schreibende Aufrufe, insbesondere jede Übertragung an DATEV, gibt eine berechtigte Person je Aufruf frei. Lesende Aufrufe gibt eine Person einmal oder dauerhaft für sich frei.

(4) Die Websuche ist ausgeschaltet, bis die Inhaberin oder der Inhaber sie in der Verwaltung einschaltet. Bei eingeschalteter Websuche gehen Suchanfragen und die Adressen aufgerufener Seiten an einen Dienst in den USA, mit dem kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und der Anfragen nach seinen Nutzungsbedingungen auch für eigene Zwecke verwenden darf (Anlage 2, Abschnitt B, zum AV-Vertrag). Die Kanzlei gibt keine Suchanfragen frei, die personenbezogene Daten oder Mandatsgeheimnisse enthalten. Sie kann die Websuche jederzeit ausschalten.

(5) Artesiana entwickelt Sachbearbeiter.io weiter. Artesiana darf Funktionen und angebotene Modelle ändern, wenn die in Absatz 1 beschriebenen Leistungen im Wesentlichen erhalten bleiben. Wesentliche Einschränkungen kündigt Artesiana mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; die Kanzlei kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Für neue Anbieter gilt § 6 Abs. 2 des AV-Vertrags.

(6) Artesiana schuldet die Bereitstellung des Dienstes, nicht einen bestimmten fachlichen Erfolg. Artesiana erbringt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung.

§ 4 Hinweis nach der KI-Verordnung

(1) Sachbearbeiter.io ist ein KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Wer mit dem Agenten arbeitet, interagiert mit einem KI-System, nicht mit einem Menschen.

(2) Der Agent erstellt Auswertungen, Vorschläge und Entwürfe mithilfe eines Sprachmodells. Diese Ergebnisse können Fehler enthalten und unvollständig sein, auch wenn sie sicher formuliert sind, etwa bei Konten, Beträgen, Steuerschlüsseln, Fristen, Rechtslage und Quellenangaben.

(3) Die Kanzlei verwendet Sachbearbeiter.io in eigener Verantwortung und ist insoweit Betreiberin im Sinne von Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung. Sie informiert die Personen, die Sachbearbeiter.io für sie nutzen, vor der ersten Nutzung über die Absätze 1 und 2 und ergreift Maßnahmen, die deren KI-Kompetenz fördern (Art. 4 KI-Verordnung), insbesondere für das Prüfen und Freigeben von Ergebnissen.

§ 5 Ergebnisse des Agenten und Buchungen

(1) Ergebnisse des Agenten sind Vorschläge. Die Kanzlei prüft sie in eigener fachlicher Verantwortung, bevor sie sie verwendet, an Mandanten weitergibt oder eine Wirkung nach außen freigibt. Die berufsrechtliche Verantwortung der Kanzlei bleibt unberührt.

(2) An DATEV überträgt der Agent Buchungen nur als Buchungsstapel und nur nach Freigabe der einzelnen Übertragung. Die Freigabe zeigt den Stapel, der übertragen wird. Vor der Freigabe prüft die Kanzlei insbesondere Mandant, Wirtschaftsjahr, Konten, Beträge, Belegfelder und Steuerschlüssel.

(3) Buchungsstapel werden ohne Festschreibung übertragen. Ob ein übertragener Stapel in DATEV berichtigt oder festgeschrieben wird, entscheidet allein die Kanzlei.

(4) Meldet der Agent, dass der Ausgang einer Übertragung ungeklärt ist, prüft die Kanzlei in DATEV, ob der Stapel angekommen ist, bevor sie ihn erneut übertragen lässt.

(5) Verwendet die Kanzlei ein Ergebnis ohne die Prüfung nach Absatz 1, gibt sie eine Übertragung ohne die Prüfung nach Absatz 2 frei oder schreibt sie einen Stapel ungeprüft fest, ist dies bei Ansprüchen gegen Artesiana als Mitverschulden zu berücksichtigen (§ 254 BGB).

§ 6 Pflichten der Kanzlei

(1) Die Kanzlei hält die Zugangsdaten ihrer Personen geheim, gibt nur Personen Zugang, die für sie tätig sind, und deaktiviert den Zugang ausgeschiedener Personen.

(2) Für die DATEV-Anbindung benötigt die Kanzlei einen eigenen DATEV-Zugang mit den erforderlichen Rechten und schließt mit dem Betreiber des Cloud Gateway den dort vorgesehenen Vertrag. DATEV-Lizenzen und -Entgelte sind nicht Bestandteil dieses Vertrags.

(3) Die Kanzlei verwendet Sachbearbeiter.io nur im Rahmen der geltenden Gesetze und ihres Berufsrechts und verarbeitet nur Daten, zu deren Verarbeitung sie berechtigt ist.

(4) Die Kanzlei unternimmt keine Versuche, Rechte, Mandantensperren, Freigaben oder Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, und belastet den Dienst nicht übermäßig, etwa durch automatisierte Massenanfragen außerhalb der Automationen.

(5) Verstößt die Kanzlei schwerwiegend gegen diese Pflichten, darf Artesiana den Zugang vorübergehend sperren, soweit dies zur Abwehr von Schäden erforderlich ist. Artesiana informiert die Kanzlei unverzüglich.

§ 7 Entgelt und Zahlung

(1) Grundgebühr. Die Kanzlei zahlt 199 € je Monat. Sie umfasst den eigenen Server in Deutschland, die DATEV-Anbindung über das Cloud Gateway einschließlich des Entgelts an dessen Betreiber, die Verwaltung und die Grundausstattung an Skills.

(2) Arbeitsplätze. Für jede Person, deren Zugang in der Verwaltung aktiv ist, zahlt die Kanzlei 89 € je Monat. Wird ein Zugang im laufenden Monat aktiviert oder deaktiviert, wird taggenau anteilig berechnet oder gutgeschrieben. Offene Einladungen kosten nichts.

(3) KI-Nutzung. Die Nutzung der Sprachmodelle ist als Kontingent der ganzen Kanzlei in den Entgelten für die Arbeitsplätze enthalten. Das Kontingent beträgt je Arbeitsplatz und Kalendermonat [den Gegenwert von 60 € Modellkosten nach den Listenpreisen der Modellanbieter] und gilt gebündelt für alle Personen der Kanzlei. Nicht verbrauchtes Kontingent verfällt am Monatsende. Den Stand zeigt die Verwaltung jederzeit an. Ist das Kontingent verbraucht, arbeitet der Agent mit einem günstigeren Modell weiter, soweit eines verfügbar ist; andernfalls nimmt er bis zum Monatsende oder bis zur Buchung eines Zusatzpakets keine neuen Aufträge an. Ohne Zustimmung der Kanzlei entstehen keine weiteren Kosten.

(4) Zusatzpaket. Ein Zusatzpaket kostet 49 € und erhöht das Kontingent des laufenden Monats um [den Gegenwert von 35 € Modellkosten]. Zusatzpakete bucht nur die Inhaberin oder der Inhaber in der Verwaltung; sie werden nie automatisch gebucht.

(5) Einrichtung. Für die Einrichtung nach § 3 Abs. 2 zahlt die Kanzlei einmalig 490 €. Bei einem Jahresvertrag entfällt sie.

(6) Jahresvertrag. Im Jahresvertrag ermäßigen sich Grundgebühr und Arbeitsplätze um 15 %, also auf 169,15 € und 75,65 € je Monat. Zusatzpakete sind nicht ermäßigt.

(7) Weitere Leistungen. Beratung und die Anbindung weiterer Systeme auf Wunsch der Kanzlei vergütet die Kanzlei mit 150 € je Stunde nach Aufwand, wenn sie diese Leistungen vorher in Textform beauftragt hat.

(8) Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(9) Grundgebühr und Arbeitsplätze sind monatlich im Voraus fällig, im Jahresvertrag [jährlich im Voraus]; Einrichtung und Zusatzpakete mit Rechnungsstellung. Artesiana stellt Rechnungen elektronisch aus. Die Zahlung erfolgt [per Überweisung oder SEPA-Lastschrift] innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum.

(10) Preisänderungen teilt Artesiana mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit; die Kanzlei kann den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen. Während der Laufzeit eines Jahresvertrags ändern sich die Preise nicht.

(11) Gerät die Kanzlei mit einer Zahlung mehr als 30 Tage in Verzug, darf Artesiana den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform sperren, bis die Zahlung eingegangen ist. Daten werden während einer Sperre nicht gelöscht.

§ 8 Verfügbarkeit, Wartung und Unterstützung

(1) Artesiana betreibt Sachbearbeiter.io mit der Sorgfalt eines ordentlichen Dienstleisters. Eine bestimmte Verfügbarkeit sagt Artesiana nicht zu.

(2) Die Installation der Kanzlei läuft auf einem einzelnen Server ohne Ausfallserver. Sie wird täglich gesichert (Anlage 1 zum AV-Vertrag). Bei einem Ausfall stellt Artesiana aus der letzten Sicherung wieder her; Änderungen seit dieser Sicherung können verloren gehen.

(3) Wartungsarbeiten führt Artesiana nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch. Längere geplante Unterbrechungen kündigt Artesiana vorher an.

(4) Für die Verfügbarkeit der Sprachmodelle, von DATEV, des Cloud Gateway und anderer angebundener Dienste ist Artesiana nicht verantwortlich. Fällt ein Modell aus, kann die Kanzlei auf ein anderes zugelassenes Modell ausweichen.

(5) Anfragen zur Nutzung und Störungsmeldungen nimmt Artesiana per E-Mail an info@artesiana.de entgegen und bearbeitet sie an Werktagen. Eine bestimmte Reaktions- oder Wiederherstellungszeit sagt Artesiana nicht zu.

§ 9 Rechte an Daten, Skills und Dienst

(1) Alle Daten, die die Kanzlei in Sachbearbeiter.io einbringt oder erzeugt, bleiben ihre Daten, insbesondere Dateien, Mandantenakten, Arbeitsweisen und eigene Skills. Artesiana verwendet sie nur zur Erbringung der Leistungen nach dem AV-Vertrag und nicht zum Training von KI-Modellen.

(2) Artesiana räumt der Kanzlei für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, Sachbearbeiter.io und die Grundausstattung an Skills für ihre eigene berufliche Tätigkeit zu nutzen und die Skills für sich anzupassen. Alle übrigen Rechte verbleiben bei Artesiana und ihren Lizenzgebern.

§ 10 Haftung

(1) Artesiana haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Artesiana nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Kanzlei regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung nach Absatz 2 ist für alle Schadensfälle eines Vertragsjahres zusammen auf den höheren der beiden folgenden Beträge begrenzt: die Entgelte ohne Umsatzsteuer, die die Kanzlei in diesem Vertragsjahr an Artesiana gezahlt hat, oder [25.000 €]. Vertragsjahr ist jeweils der Zeitraum von zwölf Monaten ab Beginn des Vertrags.

(4) Hat Artesiana die Sicherung nach Anlage 1 zum AV-Vertrag ordnungsgemäß vorgenommen, haftet sie für den Verlust von Daten bei leichter Fahrlässigkeit nur für den Aufwand der Wiederherstellung aus dieser Sicherung.

(5) Soweit die Haftung von Artesiana beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung ihrer gesetzlichen Vertreter, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen.

(6) Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 11 Verjährung

(1) Ansprüche der Kanzlei gegen Artesiana auf Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen verjähren in einem Jahr. Die Frist beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB.

(2) Absatz 1 gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit, wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, wegen arglistig verschwiegener Mängel, aus einer Garantie und nach Art. 82 DSGVO. Für sie gelten die gesetzlichen Fristen.

§ 12 Laufzeit und Kündigung

(1) Monatlich. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Jede Partei kann ihn zum Ende eines Kalendermonats kündigen.

(2) Jahresvertrag. Der Jahresvertrag läuft zwölf Monate ab Bereitstellung. [Er verlängert sich jeweils um zwölf Monate, wenn keine Partei mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Laufzeit kündigt.] Die Kanzlei kann während der Laufzeit Arbeitsplätze hinzunehmen; sie werden zum Preis des Jahresvertrags anteilig berechnet. [Ob Arbeitsplätze während der Laufzeit reduziert werden können, festlegen.]

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für die Kanzlei liegt insbesondere vor, wenn Artesiana gegen die Vereinbarung zur Verschwiegenheit verstößt oder wenn die Kanzlei die Zusammenarbeit nach § 62a Abs. 2 Satz 2 StBerG beenden muss.

(4) Die Kündigung bedarf der Textform.

§ 13 Datenherausgabe und Ende des Vertrags

(1) Während der Laufzeit kann jede Person ihre Dateien im Arbeitsplatz jederzeit herunterladen.

(2) Zum Vertragsende stellt Artesiana der Kanzlei auf Anforderung, die bis 30 Tage nach Vertragsende gestellt werden kann, die Daten der Installation bereit: Dateien der Arbeitsbereiche, Mandantenakten und Arbeitsweisen als Markdown, die Skills der Kanzlei-Bibliothek als Ordner im offenen Skill-Format und das Protokoll als CSV oder JSON, zusammen als ZIP-Archiv über einen gesicherten Download. Die Herausgabe ist im Entgelt enthalten. Unterstützung darüber hinaus, etwa beim Übertragen in ein anderes System, vergütet die Kanzlei nach § 7 Abs. 7.

(3) Daten in DATEV und in anderen angebundenen Systemen der Kanzlei bleiben dort; sie sind von der Löschung nicht betroffen.

(4) Spätestens 60 Tage nach Vertragsende löscht Artesiana den Server der Kanzlei mit allen Daten und bestätigt die Löschung auf Anforderung in Textform. Einzelheiten regelt § 10 des AV-Vertrags.

§ 14 Änderungen dieser Bedingungen

Artesiana teilt der Kanzlei Änderungen dieser Bedingungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Die neue Fassung gilt, wenn die Kanzlei sie annimmt. Nimmt die Kanzlei sie nicht an, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen; bis dahin gilt die bisherige Fassung. Während der Laufzeit eines Jahresvertrags gilt dies nur für Änderungen, die die Kanzlei nicht schlechter stellen oder gesetzlich erforderlich sind.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Mainz, soweit die Kanzlei Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.