Ihr eigener Server in Deutschland. Die Kontrolle behalten Sie.
Ein eigener Server je Kanzlei, Verschwiegenheit nach § 62a StBerG und § 203 StGB. Für jede Antwort gehen Ihr Auftrag und die dafür gelesenen Daten an ein Sprachmodell in der EU; welche Anbieter das sind und was mit jedem vereinbart ist, steht unten. Alles, was wir hier zusagen, steht auch in den Verträgen, die Sie vor dem Start erhalten.
Stand 03.11.2026: teilweise offen Die Zusatzvereinbarung nach § 203 StGB für das Sprachmodell von Microsoft ist beantragt, aber nicht unterschrieben, und für das Diktat über Mistral noch offen. Stand je Dienstleister
Eigener Server in Deutschland je Kanzlei
Ihre Kanzlei bekommt einen eigenen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland: eigene Datenbank, eigene Arbeitsplätze, eigene Sicherungen. Keine geteilte Plattform mit anderen Kanzleien.
KI-Modelle in der EU
Die Sprachmodelle laufen in Rechenzentren in der EU. Ihre Daten trainieren keine KI. Welche Anbieter das sind, steht unten und im AV-Vertrag.
Verschwiegen nach § 62a StBerG
Wir verpflichten uns gegenüber Ihrer Kanzlei in Textform zur Verschwiegenheit, mit Belehrung nach § 203 StGB. Welche Dienstleister Daten verarbeiten und wie weit diese Verpflichtung bei jedem schon reicht, steht offen in der Liste unten.
Sie behalten die Kontrolle
Je Aktion erlauben Sie einmal oder immer oder lehnen ab; Routine kann automatisch laufen. Ihre Kanzlei kann einzelne Aktionsarten auf „Immer fragen“ stellen. Ein Buchungsstapel geht genau einmal und offen nach DATEV; festschreiben tun Sie.
Mandantensperre im Code
Gesperrte Mandanten sieht eine Person nirgends, auch nicht über den Sachbearbeiter. Die Sperre prüft der Server bei jedem Aufruf; sie ist keine Bitte an das Sprachmodell. Jede Verbindung ist verschlüsselt, Zugangsdaten liegen verschlüsselt in der Verwaltung.
Offene Basis
Die Agent-Engine ist Open Source, die Anmeldung läuft über Keycloak, einen offenen Standard: Single Sign-on mit dem Konto Ihrer Kanzlei, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys.
Der Weg Ihrer Daten.
Von Ihrem Browser bis in Ihr DATEV, ADDISON oder ELO, in sechs Schritten. Bei jedem steht, wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- 01Browser
Sie arbeiten im Browser.
Installieren müssen Sie nichts. Die Verbindung ist mit TLS verschlüsselt. Sie melden sich über Keycloak an, wahlweise mit dem Microsoft-Konto Ihrer Kanzlei, mit Zwei-Faktor-Anmeldung oder Passkey. Rechte und Rollen prüft der Server bei jedem Aufruf.
- 02Ihr Server
Ihr Server steht in Deutschland.
Jedes Mitglied Ihrer Kanzlei hat einen eigenen Arbeitsplatz auf dem Server Ihrer Kanzlei. Dateien, Verläufe, Notizen des Agenten und gelesene Daten aus DATEV, ADDISON und ELO liegen dort. Andere Kanzleien haben einen anderen Server; Sicherungen bleiben in Deutschland.
- 03Sprachmodell
KI-Modelle in der EU, ohne zu lernen.
Für jeden Arbeitsschritt gehen Auftrag, Verlauf und gelesene Daten an ein Sprachmodell in der EU. Die Anbieter nutzen Ihre Daten nicht zum Training. Wir erfassen nur den Umfang der Nutzung, ohne Inhalte.
- 04Freigabe
Verbindungen, wie Sie es einstellen.
Bevor der Sachbearbeiter eine Verbindung nach außen aufruft, zeigt er Werkzeug, Verbindung und Inhalt in Klartext. Sie erlauben einmal oder immer oder lehnen ab; im Modus „Automatisch“ fragt er nur noch bei Aktionen, die Ihre Kanzlei auf „Immer fragen“ gestellt hat. Rechte, Mandantensperren und Vier-Augen prüft der Server bei jedem Aufruf.
- 05Schnittstellen
Geprüfter Partner, eigene Kanzleibrücke.
Ihr DATEV erreicht er über das Cloud Gateway eines Partners, dessen Anbindung an DATEVconnect die DATEV eG geprüft hat; den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ihm schließt Ihre Kanzlei. ADDISON tse:nit und ELO in Ihrem Haus erreicht er über die Kanzleibrücke, einen eigenen Dienst für Ihre Kanzlei mit gesichertem Tunnel in Ihr Netz; sie prüft Signatur, Rechte und Mandantensperren jeder Anfrage noch einmal. Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt in der Verwaltung; Ihr Arbeitsplatz bekommt sie nicht zu sehen.
- 06Ihre Systeme
Offen in DATEV. Festschreiben tun Sie.
Ein übertragener Buchungsstapel kommt offen in DATEV an, nicht festgeschrieben; Sie prüfen und verarbeiten ihn dort. In ADDISON liest er nur, in ELO legt er nur mit Ihrer Erlaubnis ab. Jede Übertragung und Ablage vermerken wir mit Kennung und Ergebnis. Festschreiben, löschen oder Mandanten anlegen kann er nicht, dafür hat er keine Werkzeuge.
Welche KI steckt drin.
Wir nennen die Anbieter, weil Sie das Recht haben, es zu wissen. Beide verarbeiten Ihre Daten in der EU und nutzen sie nicht zum Training.
GPT-6.1 Sol über Microsoft Azure
Das Standardmodell für die tägliche Arbeit. Bereitgestellt in der EU-Datenzone von Microsoft Azure: Anfragen und Antworten werden in der EU verarbeitet. Microsoft nutzt sie nicht zum Training und kann sie nach seiner Dokumentation bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung in der EU aufbewahren.
Microsoft gehört zu einem US-Konzern. Die Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger, mit der Microsoft sich nach § 203 StGB verpflichtet, beantragen wir über einen Microsoft-Partner. Sie ist in Vorbereitung und noch nicht unterschrieben.
Weitere Modelle über Lyceum
Für einzelne Aufgaben setzen wir Modelle eines Anbieters mit Sitz in Berlin ein, der sie in europäischen Rechenzentren betreibt, Anfragen und Antworten nicht speichert und nicht zum Training nutzt. Mit ihm ist die Verschwiegenheit nach § 203 StGB vereinbart.
Die Modelle wechseln, wenn es bessere gibt. Ein neuer Unterauftragsverarbeiter wird Ihnen mindestens vier Wochen vorher angekündigt; Sie können aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen.
Wer Ihre Daten verarbeitet, mit Name und Ort.
Keine Versprechen wie „kein US-Konzern“ oder „CLOUD-Act-sicher“, sondern die Liste. Sie steht genauso im AV-Vertrag und in der Verwaltung Ihrer Kanzlei, wo sie sich aus den aktiven Verbindungen und Modellen ergibt.
| Dienstleister | Wofür | Wo | Mandantendaten | Verschwiegenheit nach § 203 StGB |
|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbHGunzenhausen | Ihr eigener Server, Sicherungen | Rechenzentrum in Deutschland | ja, verschlüsselt gespeichert | vereinbart |
| Microsoft Ireland Operations Ltd.Dublin, US-Mutterkonzern | Sprachmodell GPT-6.1 Sol über Azure | EU-Datenzone | ja, je Auftrag | Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger in Vorbereitung |
| Lyceum Technology Germany GmbHBerlin | Weitere Sprachmodelle | Rechenzentren in der EU | ja, je Auftrag, keine Speicherung | vereinbart |
| Mistral AIParis | Spracherkennung für das Diktat | EU | nur die Aufnahme, ohne Speicherung | offen |
| Riecken WebserviceCloud Gateway für DATEV | Schnittstelle zu Ihrem DATEV, von der DATEV eG geprüft | Betrieb in der EU | ja, durchgereicht | Vertrag schließt Ihre Kanzlei |
| Resend, Inc.San Francisco | E-Mails Ihres Kontos: Einladungen, Anmeldecodes | USA | nein, nur E-Mail-Adresse | nicht erforderlich |
Stand 03.11.2026. Eigene Verbindungen, die Ihre Kanzlei anlegt, etwa das Postfach oder die Websuche, kommen mit dem jeweiligen Anbieter hinzu; den Vertrag dafür schließt Ihre Kanzlei. Die Websuche ist aus, bis Ihre Kanzlei sie einschaltet.
Was wir vertraglich zusagen.
Mit jeder Kanzlei schließen wir drei Verträge: die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, den AV-Vertrag und die Verschwiegenheitsvereinbarung. Sie nehmen sie vor dem Start in der Verwaltung an und erhalten die Ausfertigungen als PDF.
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Wir verarbeiten Ihre Daten nur nach Ihrer Weisung, zu keinem eigenen Zweck und nicht zum Training von KI-Modellen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen in Anlage 1. Sie dürfen die Einhaltung überprüfen.
Verschwiegenheit nach § 62a StBerG
Die Artesiana GmbH verpflichtet sich gegenüber Ihrer Kanzlei in Textform zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die Strafbarkeit nach § 203 StGB, und nennt je Dienstleister, ob dieselbe Verpflichtung schon vereinbart ist. Eine Vorlage für die Anlage zum Steuerberatungsvertrag mit Kommunikations- und Datenwegen liefern wir mit.
Unterauftragsverarbeiter mit Namen
Jeder Unterauftragsverarbeiter steht mit Name, Anschrift und Verarbeitungsort in Anlage 2 zum AV-Vertrag, mit jedem besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Zertifikate und Testate der Rechenzentrums- und Schnittstellenpartner senden wir auf Anfrage.
Die Artesiana GmbH hält derzeit keine eigene Zertifizierung. Wir nennen nur Nachweise, die uns vorliegen.
Prüfen Sie selbst.
Verträge, Maßnahmen und Nachweise schicken wir Ihnen gern vorab, auch vor einem Gespräch.
Eine Schwachstelle gefunden?
Bitte melden Sie sie vertraulich an info@artesiana.de, Betreff „[Sicherheit]“, gern auf Deutsch oder Englisch. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von drei Werktagen.
Fragen zum Datenschutz beantwortet die Geschäftsführung unter derselben Adresse.
Häufige Fragen zur Sicherheit.
Stand 03.11.2026. Verbindlich sind die Verträge mit Ihrer Kanzlei.
Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen genutzt?
Nein. Nicht von uns und nicht von den Anbietern der Sprachmodelle; das steht in den Verträgen. Nur die Websuche, wenn Ihre Kanzlei sie einschaltet, darf Suchbegriffe nach den Bedingungen des Suchdienstes verwenden.
Gehen Mandantendaten in die USA?
Ihr Server steht in Deutschland, die Sprachmodelle laufen in der EU. Ein Anbieter, Microsoft, gehört zu einem US-Konzern; die Verarbeitung für uns erfolgt in der EU-Datenzone. In die USA gehen nur Suchbegriffe der Websuche, wenn Ihre Kanzlei sie ausdrücklich einschaltet, und Kontodaten für Rechnung und Zahlung, ohne Mandantendaten.
Wer sieht unsere Daten?
Jedes Mitglied arbeitet in seinem eigenen Arbeitsplatz. Wir nehmen Inhalte nicht aus eigenem Antrieb zur Kenntnis, sondern nur, soweit Betrieb, Sicherheit oder die Behebung eines Fehlers es erfordern oder Sie es anfordern; jede Einsicht wird protokolliert.
Wie lange wird gespeichert?
Dateien, Verläufe und die Notizen des Agenten liegen auf Ihrem Server, solange Ihre Kanzlei Sachbearbeiter.io nutzt. Die Anbieter der Sprachmodelle speichern Anfragen nicht dauerhaft; Microsoft kann Eingaben nach seiner Dokumentation bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung in der EU aufbewahren. Jede Übertragung an DATEV vermerken wir dauerhaft, zum Schutz vor doppeltem Senden.
Was tun Sie, wenn eine Behörde Daten verlangt?
Verpflichtet uns eine behördliche oder gerichtliche Anordnung zur Herausgabe, informieren wir Sie vorab, soweit zulässig, und geben nur heraus, wozu wir verpflichtet sind. Anordnungen an Dienstleister richten sich nach deren Sitz und Verträgen; wer sie sind, steht im AV-Vertrag.
Wie schnell erfahren wir von einer Datenpanne?
Der AV-Vertrag verpflichtet uns, Ihnen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich zu melden, spätestens 48 Stunden, nachdem sie uns bekannt geworden ist. Ihre eigene Frist gegenüber der Aufsichtsbehörde beträgt 72 Stunden.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende können Sie die Dateien von Ihrem Server anfordern; danach löschen wir den Server Ihrer Kanzlei samt Sicherungen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Die Löschung bestätigen wir auf Wunsch in Textform.
Brauchen wir die Einwilligung unserer Mandanten?
Das ist offen. § 62a Abs. 5 StBerG verlangt sie, wenn eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. Die Bundessteuerberaterkammer hält das beim Einsatz von KI für nicht zweifelsfrei (FAQ „KI im steuerberatenden Berufsstand“, Stand 27.01.2026). Die Entscheidung liegt bei Ihrer Kanzlei.
Sprechen wir über Ihre Anforderungen.
Datenschutzbeauftragte und IT-Partner sind im Gespräch willkommen. Wir beantworten jede Frage, oder sagen, wenn wir etwas noch nicht zusagen können.